La elaboración de un plan de prevención y un protocolo de actuación ante desastres que puedan afectar a los archivos de documentos, son los dos asuntos principales que se han analizado en la II Jornadas Técnicas de Formación en Archivos, organizadas por la Junta de Andalucía, a través de la Dirección General de Industrias Creativas y del Libro, con la colaboración de la Asociación de Archiveros de Andalucía. El encuentro profesional ha reunido en Almería a técnicos de archivos públicos de la administraciones local y autonómica, de centros privados y de empresas relacionadas con la gestión archivística.

La restauradora Sonsoles González ha coordinado el curso Actuación frente a un desastre en archivos en el que también han participado como profesores, Arsenio Sánchez-Hernampérez, conservador y restaurador de la Biblioteca Nacional y Julio Mayo, archivero del Archivo Municipal de Los Palacios y Villafranca (Sevilla), que sufrió un incendio el año pasado.

La conservación del patrimonio documental es una de las labores que desempeñan los archivos. Además de la degradación provocada por los factores externos, naturales o producidos por el hombre, y por las propias características de los soportes, los documentos están expuestos a otros riesgos, principalmente, los causados por las inundaciones y los incendios. Para los organizadores del curso, la existencia de un plan de prevención ante desastres es el primer paso para hacer frente a un siniestro.

El curso sobre la gestión de archivos en caso de desastre se ha celebrado en el Archivo Histórico Provincial, un centro que atendió durante el primer semestre del año 550 solicitudes de reproducción de documentos y proporcionó 14.656 copias de sus fondos. Hasta finales de junio, los usuarios consultaron en las instalaciones del Archivo 1.535 documentos y su web registró 1.546 visitas.

Los documentos custodiados por el Archivo Histórico se distribuyen en 7.891,52 metros lineales de estanterías que contienen, ya organizadas, 62.273 unidades de libros, cajas y legajos, y 12.377 croquis, mapas y planos. El papel es el soporte mayoritario aunque hay determinados documentos que han sido digitalizados para asegurar su conservación.