Sin un adecuado paquete de aplicaciones de oficina, el ordenador es bastante menos útil para muchas personas. El rey de este sector es el paquete Office de Microsoft, cuyas licencias son comparativamente caras, pero hay alternativas para sustituirlo. La caída de precios de los ordenadores tiene un lado negativo. Antes solían incluir un paquete de oficina, con procesador de textos, hoja de cálculo y otros programas, pero ahora es poco habitual y el cliente tiene que pasar por caja si quiere los programas de Microsoft. Pero en la Red hay algunos competidores gratuitos, ya sea en su forma clásica para descargar y usar desde el ordenador o como aplicación web para el navegador.

El más conocido es quizás OpenOffice, actualmente producido por la Fundación Apache Software. Pero muchos de los desarrolladores que habían trabajado para OpenOffice ya no lo hacen, sino que se han pasado a su nueva versión, LibreOffice, también gratuita. Ambos programas, cuyas diferencias son limitadas, publican regularmente actualizaciones, que ahora también están disponibles para los sistemas Mac OS X y Linux. Microsoft sacó recientemente la última versión de su paquete de oficina: Office 2013. La versión para el hogar y estudiantes cuesta 119 euros, mientras que la profesional llega a los 539 euros. Por su parte, para usar la versión en la nube, llamada Office 365 y que puede ser instalada en hasta cinco ordenadores, hay que pagar una suscripción anual de 99 euros. La versión más actual para el sistema Mac es Office 2011.

"La elección del proveedor es simplemente cuestión de gusto", dice Manuel Fischer, de la asociación informática Bitkom. Para muchos usuarios, Microsoft Office es más agradable, además de ofrecer algunas funciones adicionales. Pero, para quien usa estos programas de forma no intensiva, la diferencia no es apreciable. No obstante, en muchas empresas y oficinas los programas de Microsoft siguen siendo la norma y para muchos usuarios parece lógico usar en casa el mismo programa que en el trabajo.

En ninguno de los tres programas hay que temer fallos ni errores: "Las aplicaciones de Office han madurado a lo largo de los últimos diez años", dice Thomas Krumbein, presidente de la Asociación Alemana de Office Libre, que respalda el uso de software de oficina gratuito, en especial LibreOffice. Estos programas son también compatibles entre sí, aunque OpenOffice y LibreOffice, a diferencia de Microsoft, usan en sus archivos el formato llamado OpenDocument. Por ello, en los programas gratuitos, los documentos de texto llevan la extensión ".odt", mientras que Word usa ".doc" o ".docx". Todos estos programas pueden trabajar con los archivos del competidor, salvo pequeñas diferencias. Pero "abrir un archivo con otro programa implica una conversión en la que pueden perderse algunos datos", advierte Krumbein. Mientras una carta normal con puntos aparte y subrayados resulta igual, las notas al pie y otros detalles pueden extraviarse o confundirse. También puede haber problemas con tablas formateadas o complicados elementos de diseño.

Quien trabaje poco con documentos puede incluso renunciar al uso de software propio, porque ahora se puede abrir y trabajar en la nube con textos, tablas y presentaciones. Eso es posible, por ejemplo, con Google Docs, actualmente incorporado el servicio Google Drive. Mientras, Microsoft ha integrado también las más importantes de sus funciones de Office como Office Web Apps en su propio servicio en la nube SkyDrive. Sobre todo en SkyDrive de Microsoft, la posibilidad de procesar textos es relativamente limitada, señala Dieter Brors, de la revista de computación c't. "En Google Drive, por el contrario, la disponibilidad de funciones es sorprendentemente grande", dice el periodista. En todo caso, ambas aplicaciones llevan con grandes dificultades documentos con imágenes y gráficos, además de textos con muchas notas al pie.

La ventaja principal de ambos programas en la nube es que varios usuarios interconectados pueden colaborar entre sí, sin complicaciones. Así, por ejemplo, varios estudiantes pueden trabajar en un mismo trabajo sin tener que corregir más tarde diferentes versiones, señala Brors. Puesto que en total hay pocas funciones, los menús son fáciles de manejar, incluso para principiantes. Por lo demás, un documento está más seguro on line que en el ordenador, dice Manuel Fischer: "En la Red se guarda todo automáticamente, y una versión anterior puede ser recuperada en pocos minutos". En todo caso, el usuario debe tener muy en claro que sus documentos ya no se guardan en su propio ordenador, sino en el servidor de una empresa extranjera. Textos y tablas pueden ser descargados en cualquier momento desde las respectivas plataformas. Tanto Google Drive como las Web Apps de Microsoft Office 2013 son gratuitas. Pero quien quiera funciones adicionales o mayor capacidad de almacenamiento, tiene que pagar.