Ayuda a las empresas para reducir sus costes con la gestión documental

Hace ya año y medio que echó andar una joven empresa llamada Oficina Sin Papeles, que gestiona Nani Forte Martínez, diplomada en Biblioteconomía y Documentación y Licenciada en Documentación por la Universidad de Granada. Oficina sin Papeles es una empresa dedicada al tratamiento de la información y la documentación. La misión de la empresa es la de aumentar la eficiencia de empresas y organizaciones a través de una eficaz gestión documental. Desde su servicio de consultoría se ofrece criterios sistemáticos esenciales para las empresas con el fin de proteger y preservar los documentos como evidencia de sus actos.

Nani Forte vio una oportunidad de montar su propia empresa tras varios años de experiencia tratando documentación jurídica en varios despachos de abogados. "Observé una oportunidad de negocio muy clara".

"Hoy en día, existe la necesidad de gestionar tanto los documentos electrónicos, que se multiplican día a día en la red local, como los documentos en soporte papel cuyo crecimiento es exponencial. Por tanto, cuanto más crece el volumen de documentos, más difícil es saber, dónde está un informe qué se necesita, donde archivar un documento que se acaba de redactar, o qué hacer con un correo electrónico en el que figura la aceptación de un presupuesto", explica la gerente de esta empresa que destaca que "Oficina sin Papeles resuelve todos los problemas derivados de estas situaciones".

Además, explica que la mayoría de las empresas tienen serios problemas en relación con la creación, uso, trámite, conservación y disposición de la información, provocando deficiencias en los servicios de atención al cliente, ausencia de una comunicación fluida entre los empleados, falta de espacio, desorganización y falta de procedimientos.

"Pretendemos satisfacer las necesidades de nuestros clientes ofreciendo desde servicios de consultoría en diseño e implantación de Sistemas de Gestión Documental¸ pasando por la seguridad de datos, digitalización, facturación electrónica hasta destrucción certificada de documentos", puntualiza esta joven emprendedora.

Añade, asimismo, que con el servicio de formación "intentamos que los encargados de gestionar la masa documental de las organizaciones adquieran conocimientos para establecer una política de gestión documental adecuada a su empresa".

Aunque los comienzo son difíciles, Forte declara que poner el proyecto en marcha no ha sido difícil porque cuentan con conocimiento y la experiencia suficiente para transmitir a sus clientes confianza y profesionalidad, "algo importante teniendo en cuenta que, en la actualidad, el cliente es muy exigente", apostilla.

Esta empresa, cuya oficina se encuentra en el vivero de la Cámara de Comercio, actualmente gestionado por el CADE (Centro de Apoyo al Desarrollo Empresarial de Almería), ofrece varios servicios. Por un lado, diseño e implementación de Sistemas de Gestión documental (SGD) y, por otro, digitalización, facturación electrónica, destrucción certificada de documentos, así como Custodia y Formación.

En la actualidad, esta firma que tiene un campo de acción que engloba toda Andalucía lleva a cabo varios proyectos de diseño de SGD con distintas empresas de la provincia de Almería.

La ilusión y las ganas son las bazas de Nani Forte para seguir trabajando por hacer realidad un proyecto con el que pretende ofrecer a las empresas un servicio innovador que "permita a las organizaciones gestionar su patrimonio documental de un modo ágil e intuitivo".

En esa línea trabajará Nani Forte y también en lograr sacar a adelante varios proyectos de diseño e implantación de Sistemas de Gestión documental (SGD) que tiene en marcha. Además, "estamos elaborando -informa- programas formativos específicos para las empresas, en concreto, para la segunda quincena de septiembre hemos organizado un curso, en colaboración con Coexphal, cuyo objetivo es dar a conocer los procedimientos, técnicas y herramientas empleadas en la gestión de los documentos".