Miles de historias clínicas custodiadas en el subsuelo de Torrecárdenas

"Aunque las nuevas tecnologías de la información y la comunicación han irrumpido en las vidas de niños y mayores, llegando incluso a denominar a estos tiempos como la 'era digital', el tradicional papel no va a abandonar tan pronto a la actual generación. Prueba de ello son los más de 250.000 historias médicas archivadas en carpetas, que llenan cientos de estanterías en el subsuelo del Hospital Torrecárdenas de la capital almeriense, y que superan las 800.000 entre todas las que dispone el complejo hospitalario en sus diferentes centros.

El jefe de admisión y documentación clínica de éste, José Miguel Martínez, ha detallado que en la Bola Azul hay hasta el momento 200.000 expedientes médicos; en el CARE Nicolás Salmerón, un total de 50.000; en el Hospital Cruz Roja 50.000 y en un almacén ubicado en un polígono industrial, un total de 300.000. Entre estas últimas archivan antiguas y modernas, por lo que se pueden encontrar historias clínicas de más de 60 años. "La legislación no tiene tope de años para el mantenimiento de historias". Pero estas sí tienen un inicio y un final. "Se abren cuando el ciudadano tiene contacto sanitario, normalmente en urgencias o en consultas externas".

Según ha señalado el responsable de estos miles de documentos, "normalmente los expedientes se guardan durante cinco años en el hospital donde haya estado el paciente por última vez. Si pasado este tiempo no registra ningún movimiento, la historia pasa al almacén". "No obstante, si por alguna de las circunstancias permitidas, el expediente es solicitado, sale del citado almacén hasta el hospital que lo requiera".

Actualmente hay un total de 32 personas trabajando en los archivos. Entre ellas un médico de documentación; un diplomado en documentación; 7 técnicos de documentación; 22 auxiliares administrativos y un auxiliar de enfermería. 23 de estos profesionales desempeñan sus funciones en Torrecárdenas; 7 en la Bola Azul; uno en el Nicolás Salmerón y otra persona en el Hospital Cruz Roja. Un equipo de recursos humanos cuya tarea diaria no es nada sencilla. Y es que tal y como indican los datos facilitados por el departamento de Admisión y Documentación del Complejo Hospitalario Torrecárdenas, al día se registran 1.600 entradas y 1.400 salidas de historias clínicas. Concretamente, en Torrecárdenas salen 800 y entran otras 800. En el CARE Nicolás Salmerón salen unas 120 y entran 130; de la Cruz Roja 18 entre las entradas y salidas y de la Bola Azul 1.000, de las que la mitad son entradas y la otra mitad salidas de expedientes.

Los motivos de tantos movimientos son varios. Según ha explicado José Miguel Martínez, "la historia médica va pegada al paciente". Tal es así que "nosotros cada vez que hay una cita médica en atención especializada buscamos la historia y un celador se la lleva a la consulta médica". "Trabajamos en función de las agendas de los facultativos y vamos preparando los expediente unos días antes". Otro de los motivos de las entradas y salidas son ciudadanos que requieren las historias de familiares, "para esto tenemos dos personas que se dedican a las peticiones ciudadanas".

La investigación y la elaboración de estadísticas también se nutren de las historias clínicas archivadas. Sea por interés clínico, personal o jurídico, Martínez ha dejado claro que "de entrada no se le puede facilitar esta documentación a nadie que no esté autorizado". Y para ello existe un protocolo que tiene que cumplir rigurosamente el personal sanitario. Pero además del personal que se encarga de las entradas y salidas, hay un equipo humano dedicado a la codificación de datos. "Cada episodio asistencial se resume en una serie de códigos numéricos, pudiendo codificar diariamente entre 40 y 45 historias por trabajador, que además tiene que leer caso por caso". "Esta codificación permite contar con un registro por patologías y estudiar los estándares que nos dan desde Salud, para hacer comparativas con otros hospitales y poder cubrir los objetivos marcados, así como mejorar en tiempos y costes".

Desde hace un año y medio, la Delegación de Salud almeriense lleva a cabo la digitalización de la historia clínica. Esto quiere decir que desde 2012 todos los registros sanitarios se anotan en el expediente digital. Pero la tinta y el papel van a seguir formando parte de la vida cotidiana al menos hasta que la Junta pueda soportar el costo de la digitalización de los miles de historiales archivados.