iArchiva, el sistema que revoluciona la gestión documental

Con los objetivos de abandonar el papel (y la rentabilidad que eso conlleva, y el importante beneficio medioambiental que conlleva), analizar documentos de manera automática y desarrollar mediciones de la rentabilidad, entre otras muchas ventajas, Arturo Ferreira ha desarrollado un gestor documental capaz de dar una solución integral a empresas con un gran volumen de datos y que ha sido acogido con los brazos abiertos por muchas de las principales firmas comercializadoras del sector agroalimentario almeriense, a las que ofrece un nuevo horizonte para mejorar su eficiencia y competitividad.

Este joven ingeniero informático almeriense desarrolló parte de su carrera profesional en Madrid, donde estuvo durante una década (de 2000 a 2010) trabajando para la empresa Indra, multinacional española que ofrece servicios de consultoría sobre transporte, defensa, energía, telecomunicaciones, servicios financieros; así como servicios al sector público, donde le fue “realmente bien”. También por Terra y, por último, por la conocida Ibermática, donde acabó como gerente de Administración Pública.

Con este gran bagaje profesional, decidió abandonar la capital de España y emprender un nuevo proyecto en su Almería natal, iArchiva, desde donde ha alcanzado ya una importante proyección internacional y que, sin duda, le convierte en un referente en emprendimiento.

“Volví a Almería y decidí dedicarme a lo que mejor se me daba, como era la informática y los gestores documentales”, algo muy conocido para él, y que ya por aquel entonces desarrolló en Madrid, donde se estaba vendiendo muy bien.

A la hora de ponerlo en marcha, su proyecto fue concebido con dos premisas: “La primera que para acabar con el papel había que dejar de generarlo. Las digitalizaciones son paños calientes. Tú tienes que trabajar con un documento que ya nace electrónico”, subraya Ferreria, quien no es partidario de incluir documentos antiguos a una base de datos. Y la segunda es que “tendría que automatizar cualquier gestión administrativa de la empresa”. Dicho y hecho. Este ingeniero ha sido capaz de ‘dar a luz’ un gestor documental exclusivo y único en el mundo, que ofrece un servicio integral a todas las áreas y capaz de gestionar todos y cada uno de los documentos que entren o se generen.

Por ejemplo: “Si llega una factura de un proveedor de más de 1.500 euros, el gestor sabe que si fuera menos pasa directamente a contabilidad, pero en este caso es necesario que la persona autorizada la visa”. Así, el personal puede centrarse en otras cosas y generar valor a la empresa.

Y en Almería, las empresas que gestionan un gran volumen de datos son esencialmente las del sector agroalimentario. Cooperativas y alhóndigas tienen ante sí una solución para aumentar la competitividad de un campo que se juega mucho en la próxima década por la creciente tecnificación de países que hasta hace no mucho poco tenían que hacer ante el potencial productor y exportador almeriense. La provincia necesita crecer, dar valor añadido a sus productos, y eso se alcanza a través de la implantación de nuevas tecnologías que mejoren los procesos y, por supuesto, la calidad en todos ellos.

Pero, ¿es costoso implantar iArchiva?. Ferreira asegura que tiene un retorno de inversión menor a 7 meses, “cosa que suele sorprender al cliente”. Su creador asegura que las cuentas están muy claras con la implantación de este sistema. El ahorro de un gestor documental típico suele estar en el almacenamiento, la búsqueda... pero lo que hace iArchiva es la interpretación mediante el lenguaje natural de un documento. En función de lo que aparece en su contenido realiza una serie de operaciones, lo clasifica, lo indexa, lo envía... dependiendo de cual sea el requerimiento.

De hecho, iArchiva parece creado a imagen y semejanza del principal motor económico almeriense, independientemente de que su versatilidad lo hace una herramienta única independientemente del sector.

Pero iArchiva ha crecido con el agro y se ha convertido en el sistema capaz de solucionar todos los problemas que las empresas pueden encontrarse: desde la gestión masiva de nóminas del trabajador, #rma biométrica de las liquidaciones de agricultores, organización de los archivos de técnicos, gestión de proveedores, etc”. Remitiéndose a razones sólidas, iArchiva es capaz de conseguir reducir los costes documentales de la empresa entre un 20% y un 40%, pues dispone de tecnología más barata para poder realizar las mismas tareas, pero con menor coste económico. Incrementa y mejora la fluidez de la relación con los clientes, ya que se automatiza y garantiza la entrega de la información.

También aumenta la eficacia del personal, ya que algunos o muchos de los procesos manuales pasan a ser automáticos total o parcialmente; la productividad aumenta por el hecho de reducir tiempo en los procesos; se reduce espacio de almacenamiento de documentos; fija la información y la hace más accesible, y aporta seguridad ante la imposibilidad de extraviar ninguno de ellos.

Iarchiva es muy intiuitivo. “En el típico gestor documental tu tienes una especie de bandeja de entrada en la que tienes que distinguir qué es el documento que te ha llegado y dirigirlo manualmente. Iarchiva es una metodología de trabajo que se implementa con un programa. Así, se convierte en una herramienta de gestión completa e integral”, explica Arturo Ferreira. De hecho, en este proceso, el margen de error es “cero. Puede tener una duda, no saber qué es, pero equivocarse jamás”.